Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Afspraak is afspraak, of toch niet?
Als u met andere mensen wilt samenwerken, kunt u niet zonder afspraken. U wilt tenslotte op anderen kunnen rekenen en ook weten wat anderen van u verwachten. Als u binnen uw team wilt gaan werken volgens een nieuwe methode moet u ervan uit kunnen gaan dat de medewerkers zich daaraan conformeren. En als u een opdracht geeft aan een externe partij is het ook wenselijk dat deze de werkzaamheden uitvoert volgens de overeenstemming die u met hen hebt. Afspraken zorgen ervoor dat u en anderen weten wat de bedoeling is. Afspraak is afspraak!, is dan een logische gevolgtrekking. Toch kan er wel wat mis gaan met afspraken. Ze zijn soms eenzijdig, te rigide opgesteld, niet altijd duidelijk en ook zeker niet altijd nuttig.
Hoe breekbaar zijn breekpunten?
In elke samenwerking is het prettig als mensen hun beloftes nakomen. Het is verwarrend om steeds te ontdekken dat iemand het een zegt, maar het ander doet. Dat is wat politici vaak wordt verweten. Lijsttrekkers verdedigen tijdens de aanloopfase van de verkiezingen in debatten het programma van hun partij. Maar bij de onderhandelingen voor een nieuw kabinet gaan die standpunten soms op de helling. Je kunt tijdens een onderhandeling immers niets bereiken als ieder zich blijft vasthouden aan zijn standpunten. Er moet dus voldoende onderhandelingsruimte zijn. Elke partij moet een beetje water bij de wijn doen. Tegelijkertijd moeten de politici hun beloften aan de kiezers waarmaken. Ze moeten zich houden aan de afspraken die ze binnen hun partij met de kiezer hebben gemaakt. Als u gaat stemmen wilt u toch weten waarvoor u precies stemt. Is uw stem niet verloren als uw partij na de verkiezingen met alle winden meewaait? Tijdens eerdere verkiezingen formuleerden de lijsttrekkers daarom breekpunten. Dit waren afspraken met de kiezer waaraan niet viel te tornen. Maar deze breekpunten bleven niet altijd overeind. Wat is een afspraak dan nog waard? Voor de verkiezingen van afgelopen week waren de politici daarom voorzichtiger met het noemen van breekpunten. Het besef bestond dat de partijen bij de formatie van een nieuw kabinet zullen moeten onderhandelen met andere partijen die er zeer uiteenlopende ideeën op nahouden. Om je geloofwaardigheid dan te behouden, kun je beter niet al te stellig zijn in je beloftes.
Dat hebben we toch afgesproken?!
Binnen organisaties verwijten verschillende afdelingen, disciplines en individuele werknemers elkaar nog wel eens dat de gemaakte afspraken niet worden nagekomen. Tegelijkertijd is het niet altijd duidelijk wie met wie welke afspraak heeft gemaakt. Soms wordt er verondersteld dat er sprake is van een afspraak terwijl anderen niet het gevoel hebben dat ze zich ergens aan hebben geconformeerd. Soms worden afspraken op directieve wijze opgelegd. Zoals een vader die tegen zijn puberzoon kan zeggen: ‘We spreken af dat je vanavond om elf uur thuis bent!’ De zoon kan dit later ter discussie stellen: ‘Ik heb helemaal niets met je afgesproken!’. Een afspraak is immers een overeenkomst die tot stand is gekomen met wederzijdse instemming. Er was hier dus in de ogen van de zoon helemaal geen sprake van een afspraak.
Dit soort verwarringen ontstaan in het bedrijfsleven niet alleen als managers de afspraken aan hun medewerkers dicteren, maar ook als de afspraken ‘democratisch’ tot stand komen. Zo kan het voorkomen dat een team uit parttimers bestaat die elkaar in aanwezigheid afwisselen. Het komt zelden voor dat het hele team aanwezig is. Het kan dan zijn dat bij een teamvergadering een totaal andere ploeg rond de tafel zit dan tijdens een vorige bijeenkomst. Deze ploeg moet dan beslissen over de voorstellen die de andere ploeg heeft gemaakt. Dat is dus lastig afspraken maken. Vaak wordt er dan toch voor gekozen dat de op dat moment aanwezige ploeg besluiten mag nemen. Als de anderen het zo belangrijk vinden, moeten ze daar maar voor terugkomen. Toch is dat niet zo vanzelfsprekend en worden er soms ‘afspraken’ gemaakt door een deel van het team, waaraan het gehele team zich dient te conformeren. Dit is er de oorzaak van dat sommige afspraken slecht worden nagekomen omdat sommigen van mening zijn dat er helemaal geen sprake is van een afspraak. Dit zorgt er ook voor dat gemaakte afspraken eindeloos ter discussie kunnen worden gesteld.
Zijn afspraken altijd nodig?
Afspraken kunnen de samenwerking verduidelijken. Het is prettig als je er op kunt rekenen dat toeleveranciers hun grondstoffen, producten of onderdelen tijdig bezorgen, zodat je verder kunt met je werk om je eigen deadlines te kunnen halen. Het is goed om te weten dat je werk wordt opgepakt als je er een dag niet bent. Afspraken scheppen duidelijkheid. Maar de behoefte daaraan is niet in elke situatie en voor elke persoon even groot.
Sommige mensen vinden het prettig om zoveel mogelijk structuur te hebben in hun werk. Ze varen wel bij veel en duidelijke afspraken zodat ze nooit voor verrassingen komen te staan. Dit zijn de mensen die altijd wijzen naar de afspraken, overeenkomsten en protocollen. En daarmee veranderen de afspraken soms in rigide regels. Sommige van die regels blijven gehandhaafd zonder dat iemand het nut daarvan nog inziet.
Andere mensen zijn niet zo gespind op strakke afspraken. Ze willen het liefst zo veel mogelijk onderhandelingsruimte in hun werk. Te rigide afspraken dammen hun creativiteit en initiatiefname in. Dit zijn de mensen die de afspraken nog wel eens schenden omdat ze van mening zijn dat ze hun werkwijze moeten kunnen afstemmen op de situatie die zich voordoet. Deze mensen kunnen best afspraken maken en zich daar ook aan houden. Maar ze moeten het nut er wel van inzien. Ze willen graag kunnen handelen naar eigen inzicht en houden daarom het liefst van afspraken waarin ze enige bewegingsruimte behouden.
Is de afspraak wel duidelijk?
Of een afspraak nu is opgelegd of democratisch tot stand gekomen; het is belangrijk dat iedereen begrijpt wat deze precies inhoudt. Soms worden afspraken gemaakt in vage bewoordingen. Er wordt bijvoorbeeld gezegd dat medewerkers voortaan wat meer gestructureerd moeten werken. Of er wordt ‘afgesproken’ dat de doelen beter nagestreefd moeten worden. Maar ja, wat wordt daarmee gezegd? Hoewel de medewerkers vaak wel enigszins begrijpen wat er mee bedoeld wordt, weet niemand wat er nu precies van hem verwacht wordt. Dit is te vergelijken met de arts die met zijn patiënt afspreekt dat hij meer moet bewegen. Dit lijkt een duidelijke afspraak. Als je de patiënt zou vragen of hij snapt wat de arts bedoelt, zal hij dat beamen. Toch blijkt zo’n afspraak minder bij te dragen tot veranderd gedrag dan een afspraak waarbij concreet wordt benoemd wat de patiënt precies zou moeten doen. Met andere woorden. Als de arts tegen de patiënt zegt dat hij elke dag een half uur moet joggen, zal hij dat eerder doen dan wanneer de arts alleen zegt dat hij meer moet bewegen. Mensen blijken die vertaalslag niet altijd te kunnen maken.
Tips voor betere afspraken
Dezelfde afspraken kunnen voor verschillende mensen een andere waarde of betekenis hebben. Voor de een is een afspraak een onschendbare regel, voor de ander eerder een richtlijn. Een afspraak is niet altijd een overeenkomst met wederzijdse instemming. Afspraken kunnen ook verkeerd begrepen worden. Uiteindelijk kunnen ook slechte communicatie, persoonlijke belangen, veranderingsmoeheid en miskenning ervoor zorgen dat afspraken matig worden nageleefd. Hier volgen enkele tips om tot betere afspraken te komen.
1. Vraag uzelf af of er wel sprake is van een afspraak
Een afspraak is een wederzijdse overeenkomst. Er is pas sprake van een afspraak als de verschillende partijen ervan op de hoogte zijn en ermee hebben ingestemd. Zo niet, dan kan dit zorgen voor verwarring. Zorg er in ieder geval voor dat iedereen goed geïnformeerd is. Een mailtje is niet genoeg. Ga ook na of de gemaakte afspraken bij elke persoon duidelijk zijn. Geef iedereen de kans om zijn mening te geven over de afspraak.
2. Organiseer terugkommomenten voor parttimers
Als u wilt dat alle medewerkers zich conformeren aan gemaakte afspraken, zorg dan ook voor overlegmomenten waarbij iedereen aanwezig kan zijn. Daarmee voorkomt u dat er afspraken ontstaan waaraan de afwezigen zich dienen te conformeren zonder dat zij daar invloed op konden uitoefenen. Ieders aanwezigheid bij het maken van afspraken zorgt voor zo groot mogelijke betrokkenheid en draagvlak.
3. Sta stil bij het nut van afspraken
Sommige afspraken beperken alleen maar. Vaak komen die tot stand doordat sommige medewerkers behoefte hebben aan structuur. Tegelijkertijd kunt u zich afvragen of deze afspraken veel waarde hebben. Maak liever geen vaste afspraken over zaken die vanzelfsprekend zijn en over werk waarbij creativiteit en flexibiliteit belangrijk zijn. En als u een regel instelt, kijk dan ook of er uitzonderingen toepasbaar zijn.
4. Stel vast of de afspraken in elke situatie gelden
Afspraken moeten duidelijkheid bieden in bijvoorbeeld communicatie of werkverdeling. Maar soms zijn er situaties waarin de afspraak niet geldt. Door daar bij stil te staan kunt u ervoor zorgen dat de afspraak zijn doel niet voorbij schiet. Een afspraak moet niet zo rigide worden geformuleerd dat hij elke vorm van initiatief en creativiteit inperkt. Maak overkoepelende afspraken waarmee u een duidelijke structuur neerzet, maar waarbinnen bewegingsruimte mogelijk is. Benoem uitzonderingssituaties waarin de afspraak niet geldt. Bouw overlegmogelijkheden in om een beperkende afspraak indien nodig snel te kunnen herzien.
5. Evalueer bestaande afspraken
Sommige mensen slikken pillen voor kwalen die ze al lang niet meer hebben. Het is daarom belangrijk dat hun arts de effectiviteit van het medicijngebruik evalueert in plaats van dat hij routinematig herhalingsrecepten uitschrijft. Zo is het ook met afspraken. Afspraken moeten wel nuttig zijn. Soms verandert de situatie, zijn er wisselingen in het personeel of wordt er anders gedacht over zaken. Toch blijven sommige afspraken onveranderd. Oude, nutteloze, afspraken kunnen soms verwateren. Daar wordt dan geen aandacht meer aan gegeven. Toch is het beter om deze oude afspraken doelbewust te herzien of af te schaffen dan dat ze verwateren. Dat vergroot de geloofwaardigheid van de nieuwe afspraken.
6. Formuleer afspraken in concreet gedrag
Net als bij het stellen van doelen, is het belangrijk om elke vorm van vaagheid en ambivalentie in afspraken te voorkomen. Stel duidelijk wat er precies verwacht wordt en wat ieder daar voor moet doen.
7. Documenteer de afspraken die er zijn
Zorg dat wat officieel is afgesproken een duidelijk vindbare plek op papier of in de computer krijgt. Dit schept duidelijkheid voor iedereen die er mee moet werken. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Elke medewerker kan daarmee gemakkelijk refereren aan de afspraken. Maar het geeft ook inzicht in het soort afspraken die gemaakt worden. Zijn er misschien te veel, te ingewikkelde, irrelevante of overbodige afspraken?
8. Geef aandacht aan de uitvoering van afspraken
Als mensen weinig erkenning ervaren in hun werk, zijn ze eerder geneigd om af te wijken van bestaande afspraken. Evalueer daarom de uitvoering van afspraken regelmatig en kijk daarbij vooral naar wat goed gaat. Laat uw waardering blijken als medewerkers zich aan gemaakte afspraken houden. Het is niet zo dat u dit als een vanzelfsprekendheid kunt beschouwen. Meer hierover kunt u lezen in mijn nu al te reserveren nieuwe boek: Het groot complimentenboek.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie