Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
Wat is er urgent en belangrijk in uw werk?
Herkent u deze situatie? Uw agenda voor deze dag is gevuld met vandaag nog af te handelen zaken. Om te beginnen is er nog een en ander van gisteren blijven liggen dat nu directe aandacht vraagt. Verder liggen er een aantal deadlines in het verschiet. Als u uw e-mail opent, wordt uw waslijst met to-do dingen alleen nog maar uitgebreider. Uw leidinggevende, uw medewerkers, uw klanten en leveranciers stellen prangende vragen, waar u liefst vandaag nog antwoord op zou moeten geven. En dan hebt u natuurlijk nog uw vaste agenda-afspraken en dagelijkse routines. U moet vandaag ook nog een MT-vergadering bijwonen, uw wekelijkse overleg met de facilitaire dienst voeren en een presentatie voorbereiden. U weet het al: uw dag zit veel te vol. Toch waagt u een poging.
Aan het eind van de dag zit u er doorheen. U blijft nog even na om de laatste dingen af te ronden, maar daar redt u het niet mee. U hebt uw uiterste best gedaan, maar u voelt zich gefrustreerd en ontevreden omdat u weer een behoorlijke lijst met taken door moet schuiven naar morgen.
Teveel werk voor één dag
Sommige dagen bent u de hele dag in de weer om uw geplande workload voor die weg te werken. Misschien voelt dat zelfs als dagelijkse kost. Er is altijd wat te ondernemen. Uw dagen zijn gevuld met teveel vergaderingen, trainingen, papieren en elektronische post, telefoontjes en sociale activiteiten. Uw to-do-list van de dag is altijd vol. Dat betekent ook dat ander werk - waarvan u vindt dat het aandacht behoeft, maar dat niet echt prioriteit heeft - steevast onderaan de lijst belandt. Daarbij kan het gaan om vernieuwingen, evaluaties, aandacht voor bijscholing, tussentijdse gesprekken met medewerkers en acquisitie. U wilt dat allemaal graag doen, maar u komt er gewoon niet aan toe.
Morgen weer een dag?
U vraagt zich af wat u hieraan kunt doen. Werkt u misschien niet snel genoeg of hanteert u wellicht een verkeerde tijdsplanning? U hebt al eens een cursus time management gedaan waarin u leerde om effectief met uw tijd om te springen. U doet uw best om prioriteiten te stellen. Dat betekent dat u het werk dat minder haast heeft, met een gerust hart door kunt schuiven naar ‘een andere dag’. Maar naarmate de tijd dringt, krijgt ook dat doorgeschoven werk steeds meer prioriteit. Het zit dan op ‘die andere dag’ in de weg van alle taken die dan gedaan moeten worden. U delegeert ook al veel taken, maar dat kost weer extra tijd in uitleg, controle en bijsturing. Tenslotte hebt u ook al eens een andere mentale instelling geprobeerd: ‘ach, morgen weer een dag’. Dat gaf best rust voor het moment, maar het nam niet weg dat de taken er op die ‘morgen weer een dag’ gewoon nog lagen.
Een kortere to-do-list
Als u, met het bovenstaande in ogenschouw, nadenkt over de lijst met taken die vandaag voor u ligt, weet u bij voorbaat al dat u het niet in één dag gaat redden. U weet ook dat u de werkzaamheden die u zinvol acht, maar die geen haast lijken te hebben, weer zult moeten opschuiven. Morgen begint u zoals gewoonlijk weer met het afwerken van de restjes van vandaag. Dit zorgt voor een gevoel van onrust en frustratie. Bovendien maakt uw overvolle lijst de workload onoverzichtelijk, waardoor u het overzicht kwijtraakt op het moment dat u er zo druk mee bezig bent.
Het is de kunst nu om een to-do-list samen te stellen met taken die u wel in één dag af kunt krijgen - een kortere lijst. De taken waarvan u nu al weet dat u ze vandaag niet afkrijgt, kunt u beter vast inplannen voor morgen. Dit is iets anders dan het op het laatste moment doorschuiven. Op deze manier kunt u in een gestaag tempo blijven doorwerken, maar zonder een gevoel van opgejaagdheid en stress. Dat betekent ook dat u de planning voor morgen gewoon op morgen laat staan. Jakker dus niet als vanouds door uw werkzaamheden om alvast met de taken van morgen te beginnen. Integendeel. Als u deze dag niet ingeplande tijd overhoudt, besteed die dan aan de activiteiten waar u zo graag aandacht aan had willen geven, maar die u steeds opnieuw uitstelt. Daarover later meer.
Hetzelfde werk afronden met een ander gevoel
Misschien denkt u nu: leuk bedacht, maar de lijst van werkzaamheden die ik moet doen is gewoonweg te lang. Natuurlijk zou u hem korter kunnen maken, maar dat kunt u gewoon niet. Maar wacht even, aan het eind van de dag blijven er sowieso werkzaamheden liggen die u ’s ochtends nog op uw to-do-list had staan, toch? Taken die u aan het eind van de dag niet kunt afkruisen, kunt u er in de eerste plaats maar beter niet opzetten. Niemand wordt er wijzer van, vooral u zelf niet, als u ze wel op uw lijst hebt staan maar ze toch niet doet. Het zorgt alleen voor onnodige spanning en schuldgevoel. Als u een takenlijst hebt die u wel kunt afronden, geeft dat aan het eind van de dag een gevoel van tevredenheid en voldoening. Tegelijkertijd hebt u dezelfde hoeveelheid werk verricht.
Minder stress op stressvolle momenten
Er is nog een ander effect van het wegstrepen of gepland doorschuiven van taken van uw to-do-list. Het betekent dat u niet langer een overhaastige, licht manische persoon hoeft te zijn die nerveus heen en weer loopt en aan iedereen vertelt hoe druk hij of zij het heeft. In plaats daarvan zult u overkomen als een efficiënte persoon die de controle behoudt, ook als het druk is.
Natuurlijk zullen er dagen zijn dat een klant een haastorder plaatst, een belangrijke medewerker net ziek, of met vakantie is en uw computer het begeeft waardoor u uw niet opgeslagen werk kwijt bent. In zo’n situatie is er paniek in de tent en het lijkt dan allemaal op u neer te komen. Dat betekent soms dat u het werk inderdaad niet allemaal kunt doorschuiven naar morgen. Toch, als u daarbij de bovenstaande methode hanteert voor de overige werkzaamheden, is een dergelijke crisissituatie beter te managen.
Strepen in uw to-do-list
U vraagt zich nu misschien af welke taken u gemakkelijk kunt skippen of doorschuiven. Ze lijken allemaal zo belangrijk. Stelt u zich dan eens voor dat er zich werkelijk een dag aandient waarop alles mis lijkt te gaan terwijl de ad hoc opdrachten binnenstromen. Welke taken zou u dan doorschuiven? Vaak is dat besluit dan snel gemaakt. Evengoed weet u waarschijnlijk op een ‘normale’ dag ook al vooraf welke taken u niet zult kunnen afronden vanwege andere werkzaamheden die zich voordoen. Om de keuze gemakkelijker te maken, kunt u beginnen met een to-do-list te maken zoals u dat gewend bent. Neem die lijst bij de hand en begin gewoon met strepen. Streep alles weg wat geen haast of prioriteit lijkt te hebben. Streep alles weg wat meer tijd vraagt dan u vandaag beschikbaar hebt. Met andere woorden: streep alles weg waarvan u nu al weet dat het niet haalbaar is in één dag. Bij het stellen van prioriteiten is het goed om na te denken over wat belangrijk en wat urgent is.
De time management Matrix
De in 2012 overleden managementgoeroe Stephen R. Covey presenteerde in zijn bestseller De zeven eigenschappen van effectief leiderschap een Time Management Matrix die behulpzaam is bij het stellen van prioriteiten. Deze matrix werd ooit bedacht door Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Een van de beroemde uitspraken van Eisenhower was: ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’. Hij onderbouwde deze stelling met zijn matrix. De matrix bestaat uit vier kwadranten die twee tegenstellingen tegenover elkaar zet: belangrijk vs. onbelangrijk en urgent (dringend) vs. niet urgent. Zo kan een taak belangrijk zijn, maar niet zo urgent - of urgent zijn, maar misschien helemaal niet zo belangrijk.
De Time Management Matrix ziet er als volgt uit:
Urgentie en belangrijkheid
Urgentie betekent hier dat het onmiddellijke aandacht vraagt. Zo wordt het overgaan van de telefoon vaak als urgent beschouwd. Het werk waar men mee bezig is wordt meteen neergelegd om de telefoon te beantwoorden. Zelfs gesprekken worden er voor onderbroken. De beller denkt misschien anders dat er niemand is en zou wel eens kunnen ophangen. Het is echter de vraag of het belangrijk is. Dat blijkt pas als je de telefoon beantwoordt. Urgente zaken zijn meestal duidelijk aanwezig. Ze leggen pressie op ons en eisen directe aandacht. Ze zijn echter niet altijd belangrijk. Belangrijkheid, daarentegen, heeft te maken met resultaten. Als iets belangrijk is, draagt het bij aan uw missie, uw waarden of uw hoge prioriteitsdoelen.
Urgent en belangrijk
We reageren gewoonlijk meteen op urgente zaken. Het spreekt voor zich dat we taken die zowel dringend als belangrijk zijn, zoals crisissituaties (zie kwadrant I), voorrang moeten geven.
Niet urgent en onbelangrijk
Het spreekt ook voor zich dat we taken die niet dringend en ook niet belangrijk zijn (zie kwadrant IV) gemakkelijk van onze lijst zouden kunnen strepen. Als we die er in de eerste plaats al opgeschreven hadden tenminste. Het zijn namelijk vaak deze niet-dringende, onbelangrijke activiteiten die er stiekem tussendoor sluipen en toch veel tijd souperen.
Urgent, maar onbelangrijk
Dan zijn er de taken die wel dringend zijn, maar niet zo belangrijk (kwadrant III). Deze ontstaan vooral door eisen uit de omgeving. Vaak verspillen we veel tijd aan achterhaalde of zinloze (maar dringende) afspraken of geven we directe aandacht aan eisende medewerkers of klanten.
Belangrijk, maar niet dringend
Dringende zaken (al dan niet belangrijk), eisen onze directe aandacht op. Belangrijke zaken die niet zo dringend zijn (kwadrant II), vragen meer initiatief en pro- activiteit. We zijn - ondanks de belangrijkheid ervan - toch snel geneigd ze uit te stellen voor zaken die dringend zijn (maar misschien niet zo belangrijk). Het betreft de eerdergenoemde activiteiten waaraan u meer aandacht zou willen geven, maar die u steeds opnieuw uitstelt zoals vernieuwingen, evaluaties, aandacht voor bijscholing, tussentijdse motiverende gesprekken met medewerkers en acquisitie.
Daar doet u het voor, toch?
Kijk eens met deze kennis naar uw to-do-list van vandaag. Staan er zaken op die noch belangrijk noch urgent zijn? Streep deze weg. Zijn er taken bij die urgent lijken, maar niet zo belangrijk zijn? Stel die dan uit. Soms lossen de problemen waar het om gaat zichzelf op. Tenslotte: kies ervoor om vandaag ook tijd vrij te maken voor zaken die niet zo urgent zijn, maar wel belangrijk. Deze taken geven u een gevoel van zinnige tijdsbesteding en trots. Vaak zijn het deze taken die uw werk nét dat beetje extra geven, waar u het eigenlijk voor doet.
Meer over dit onderwerp
Een andere kijk op time management
Delegeren is delen
De kunst van het relativeren
Bekijk hier een overzicht van de artikelen van Frank van Marwijk
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie