Home
Basis
Uiting
Praktijk
Manager
Workshops
Boeken
Overzicht
managementartikelen
 
|
 |
Lees alles over lichaamstaal in
het boek van lichaamstaalexpert
Frank van Marwijk
 |
Bestel het boek LICHAAMSTAAL bij
bol.com of Managementboek.nl
De stoelendans aan de vergadertafel
Hebt u wel eens gelet op de plek waar u en anderen gaan zitten tijdens een vergadering? De plaats aan tafel die mensen kiezen vertelt veel over hun betrokkenheid. Vaak gaan mensen telkens op dezelfde plek zitten, maar dat hoeft niet per se. De gekozen plaats kan ook verschillen vanwege de wisselende aanwezigheid van personen, de onderlinge relaties van de betrokkenen of de verschillende belangen die ze hebben in de agendapunten. Iemand kan op een plek gaan zitten waar hij de meeste steun verwacht, waar hij anderen goed kan aankijken, waar hij het meeste opvalt of waar hij zich juist een beetje kan verstoppen. In strategisch opzicht is het zinvol om te kijken hoe de stoelen zijn verdeeld. In sommige vergaderingen ontstaat een bijzondere dynamiek, alleen al door de plaats waar de gesprekdeelnemers zitten.
Tegenover, naast of in een hoek?
In een eerder artikel heb ik een en ander uitgelegd over de verschillende plaatsen aan tafel die u kunt innemen tijdens een tweegesprek. Zo kunt u recht tegenover elkaar plaatsnemen, naast elkaar aan tafel gaan zitten of in een hoek van 90 graden ten opzichte van elkaar. In communicatief opzicht maakt dit groot verschil. Dat verschil zit hem vooral in de verschillende mogelijkheden tot oogcontact. Maar wat heeft de plaats die u kiest voor effect tijdens een groepsgesprek zoals een vergadering, waarbij meerdere mensen aan tafel zitten? Omdat je met meerdere mensen bent, hoef je elkaar niet voortdurend aan te kijken en kun je wat variëren in blikrichting. Toch is de keuze van plaats aan tafel nog steeds veel bepalend. Welke plaats aan de vergadertafel u kiest hangt af van verschillende factoren.
Uw plaatskeuze en uw rol aan de vergadertafel
Allereerst hangt de plaats die u kiest uiteraard af van de rol die u hebt in de vergadering. (Ik ga er voor het gemak even vanuit dat u een rechthoekige tafel hebt. Later zal ik wat vertellen over een ronde tafel.) Als u de voorzitter van de vergadering bent, is het handig om aan de kop van de tafel plaats te nemen. U kunt dan iedereen aankijken en waarnemen hoe elke gespreksdeelnemer non-verbaal reageert. Vanaf die plek kunt u de vergadering het best aansturen. Dat klinkt voor de hand liggend. Toch zijn er ook voorzitters die er voor kiezen om ergens in het midden van de tafel te gaan zitten. Daarmee beogen ze meer gelijkwaardigheid met de andere teamleden na te streven. Als u dit van uzelf herkent, besef dan dat dat betekent dat u de mensen die links en rechts naast u zitten niet goed kunt aankijken en zeker de personen die dáárnaast zitten niet. Ervoor kiezen om aan de kop van de tafel te zitten schept duidelijkheid: u bent de voorzitter! Het is verder handig als de notulist in de buurt van de voorzitter zit, en zodanig dat voorzitter en notulist elkaar makkelijk kunnen aankijken.
Psychologische aspecten
Los van de plaatskeuze die samenhangt met uw specifieke rol aan tafel, is het interessant om te kijken welke factoren er nog meer meespelen. Waarschijnlijk neemt u deel aan verschillende soorten vergaderingen, met uiteenlopende gespreksdeelnemers: vergaderingen met uw eigen team, vergaderingen van het MT, vergaderingen met klanten, vergaderingen met aandeelhouders, enzovoorts. Misschien hebt u er bij al die vergaderingen nooit zo bewust over nagedacht waar u en anderen precies gaan zitten en waarom. Toch spelen er meer psychologische aspecten mee bij de plaatskeuze dan u misschien denkt.
Een vertrouwde plek
Allereerst creëren mensen graag hun eigen territorium. We kiezen liefst een vaste plek. Dat voelt vertrouwd. Thuis hebt u misschien uw eigen stoel of uw favoriete plekje op de bank. Als u gaat slapen, kiest u altijd dezelfde kant van het bed - misschien zelfs tijdens vakanties. Als u met uw gezin aan tafel zit, zit u steeds op dezelfde stoel. En ook vroeger op school ging u graag op uw vertrouwde plaats zitten. Het was best verwarrend voor u als de docent bepaalde dat de groepjes moesten veranderen en dat u plotseling op een andere plek moest gaan zitten. Denk ook eens terug aan uw zitplaats in de collegezaal op de universiteit. Wie vertelde u dat u daar moest zitten? Waarschijnlijk zei niemand dat, maar toch zat u steeds weer in dezelfde hoek. Ook tijdens vergaderingen gaan mensen bij voorkeur op ‘hun eigen plekje’ zitten. Teams die dagelijks met elkaar vergaderen wisselen zelden met elkaar van zitplaats. Toch is de teamsamenstelling niet altijd hetzelfde en, zoals gezegd, neemt u deel aan verschillende typen bijeenkomsten. Daardoor komt het vaak voor dat de plekken moeten veranderen.
Soort zoekt soort
De tweede reden om een plek te kiezen heeft te maken met de mensen. We zitten graag naast iemand waarbij we ons op ons gemak voelen. Let maar eens op waar u zelf plaatsneemt tijdens een cursus, op een feest of bij een receptie. Waarschijnlijk gaat uw voorkeur uit naar een zitplaats naast een bekende in plaats van een plek tussen vreemden, zelfs als het doel van de bijeenkomst wederzijdse kennismaking is. De plaats naast bekenden biedt vertrouwdheid en veiligheid. Ook tijdens een vergadering komt het vaak voor dat mensen die qua ideeën op één lijn zitten, elkaar opzoeken. Zo ontstaat er soms een blok van gespreksdeelnemers met een bepaalde mening aan de ene kant van de tafel, terwijl de tegenstanders bij elkaar zitten aan de andere kant van de tafel. De vraag is of dat goed is voor het democratisch proces. De blokvorming zorgt ervoor dat de partijen aan beide kanten van de tafel zich stevig vastbijten in hun standpunten. Daarbij voelen ze zich gesteund door de collega’s direct naast hen.
Samen zijn we sterk!
De blokvorming aan tafel ontstaat bij contrasterende meningen of bijzondere hiërarchische verhoudingen. Neem bijvoorbeeld een ondernemingsraad die vergadert met de bestuurder van de organisatie. In het organigram van de onderneming staat de ondernemingsraad netjes op gelijke hoogte als de bestuurder getekend. Maar hoe gelijk zijn de or-leden en de bestuurder werkelijk? Het is tenslotte toch de hoogste baas waar deze medewerkers mee aan tafel zitten.
Teken, met dit in gedachte, eens een karikatuur van een beginnende ondernemingsraad in overleg met de bestuurder. Waarschijnlijk tekent u de bestuurder aan de kop van de tafel. De ondernemingsraad vormt een blok in een halve cirkel rond de andere kant van de tafel. Om het nog kenmerkender te maken, blijven tussen deze twee uitersten een aantal stoelen onbezet. Zie de afbeelding hieronder. De bestuurder is afgebeeld in rood.
Hier is duidelijk sprake van oppositie en weinig basis voor samenwerking! Het eerste overleg tussen bestuurder en een onervaren ondernemingsraad ziet er vaak zo uit. Deze nieuwe or merkt echter snel dat deze opstelling niet werkt. Dit gevoel is zelfs zo sterk dat de plaats aan tafel een agendapunt wordt op het onderling overleg. Er worden voorstellen gedaan voor een veranderde tafelindeling en er wordt een strategie voor de uitvoering daarvan bedacht.
Verspreide formatie
Na rijp beraad haalt de ondernemingsraad de technieken "wie het eerst komt, wie het eerst maalt" en "opgestaan is plaatsje vergaan" uit de kast. De or-leden zorgen ervoor dat ze ruim van tevoren aanwezig zijn en kiezen alvast een plaats aan de vergadertafel. Beide hoofdeinden van de tafel worden bezet door een ondernemingsraadslid en de overige leden nemen aan de lange zijden van de tafel plaats. De gedachte hierbij is dat de kop van de tafel in strategisch opzicht de meest gunstige is. Wie daar zit heeft macht en controle over het gesprek. Als de or-leden dan nog steeds naast elkaar blijven zitten, verandert er niet zoveel aan de blokvorming. De bestuurder zit opnieuw midden tegenover de or met twee lege stoelen naast zich.
De gaten in de kaas
Dat moet anders, vindt de ondernemingsraad nu. In het volgende overleg hebben de or-leden zich volledig verspreid rondom de vergadertafel, waardoor de bestuurder niet veel anders meer kan dan de gaten in de kaas opvullen. Zo zien de aanvankelijke tafelopstelling er dan uit.
Bedenk eens waar u zelf nu zou gaan zitten als u de bestuurder was. Elke positie is nu ongemakkelijk. U zit óf op een hoek van de tafel, óf tussen twee anderen in. De mensen waar u dan naast zit, kunt u vanaf die plek niet makkelijk meer aankijken.
Een strijd om de macht
De ondernemingsraad die ik hier beschreef dient uiteraard slechts als voorbeeld van het machtsspel dat gespeeld kan worden in vergaderingen door middel van een dergelijke stoelendans. Normaal gesproken zijn de plekken aan tafel geen bespreekpunt. We vinden het vanzelfsprekend dat we ‘gewoon’ ergens gaan zitten. Toch zou het in dit voorbeeld wel een onderwerp van gesprek moeten zijn. De plaatsen aan tafel beïnvloeden immers het verloop van het overleg. De stoelendans aan tafel vindt soms zeer subtiel plaats. Als u de plaatskeuze bespreekbaar maakt, zijn er soms simpele oplossingen. Zoals gezegd is het het meest voor de hand liggend dat de voorzitter aan het hoofd van de tafel plaatsneemt. In het geval van de ondernemingsraad zou roulerend voorzitterschap een oplossing zijn. De ene keer zit de bestuurder de vergadering voor. De andere keer is dat de voorzitter van de ondernemingsraad.
Houdt rekening met mogelijke interacties
In het voorbeeld van de ondernemingsraad hadden we te maken met twee partijen: de or (meerdere personen) en de bestuurder (één persoon). In andere situaties kunt u te maken hebben met verschillende partijen die elk uit meerdere personen bestaan. Dat kunnen medewerkers van verschillende organisaties zijn, directieleden en aandeelhouders, enzovoorts. Bij de keuze van de plaats aan tafel staat ook hier het oogcontact centraal. Overleggen doen we niet alleen met woorden. Het is ook nodig om elkaar te kunnen aankijken en non-verbale ‘ruggenspraak’ te kunnen voeren. Kunnen de kopstukken van verschillende partijen elkaar niet of onvoldoende aankijken, dan valt het gesprek dood en wordt er niets besloten. Kijk bijvoorbeeld naar de volgende tafelopstelling.
De rode deelnemers kunnen geen seintjes van goedkeuring of afkeuring aan elkaar laten blijken met hun gezichtsuitdrukking of alleen al door oogcontact te maken. Soms hebben mensen het idee dat het gunstig is om te voorkomen dat hun ‘tegenstanders’ in een onderhandeling non-verbaal overleg kunnen voeren. Het tegendeel is waar. Ook uw ‘tegenstanders’ moeten met elkaar kunnen afstemmen om tot welke afspraak dan ook te komen. De volgende tafelopstelling is in de eerder genoemde situatie dus een stuk beter.
The knights of the round table
Ik heb u beloofd dat ik nog wat zou vertellen over een ronde tafel. Een ronde vergadertafel wordt ook wel eens gezien als oplossing voor het vraagstuk waar iedereen nu het best kan gaan zitten. Er is immers geen hoofd van de tafel meer, maar vanwege de vorm van de tafel is iedereen gelijk. In de legende van Koning Arthur komt dit onderwerp ook aan de orde. Koning Arthur liet een ronde tafel maken voor de vergaderingen met zijn ridders. Hij was van mening dat iedere ridder een gelijkwaardige plek verdiende. Omdat de koning zelf ook plaatsnam aan deze tafel, zou er geen strijd meer zijn om de macht. Deze conclusie bleek later niet geheel bewaarheid. De koning zelf werd nu als centraal punt gezien. De ridders die dicht bij de koning zitting namen waren belangrijker dan de ridders die wat verder af zaten. De ridders die de oppositie kozen tenslotte, namen plaats aan de overzijde van de koning. Los van dit verhaal kan gezegd worden dat een ronde tafel over het algemeen een ontspannen atmosfeer schept. Iedereen heeft de mogelijkheid om in even grote mate deel te nemen aan het gesprek en kan vanuit zijn positie alle anderen makkelijk aankijken. Als u er de ruimte voor hebt (dat is het grootste bezwaar van ronde tafels - ze nemen relatief veel plek in omdat de vergaderruimtes niet rond zijn), dan is het zeker aan te bevelen om ronde tafels aan te schaffen.
tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie
Meer over dit onderwerp
De stoelendans aan de vergadertafel
Kies een strategische plaats aan tafel
Maak effectief gebruik van uw positie
De impact van vergadergedrag
Vergaderen zonder woorden
Minder is méér: zo kunt u effectiever vergaderen
Effectief omgaan met meningsverschillen
Gebruik uw emoties doelgericht
Wie heeft het voor het zeggen in de vergadering?
De zwijgers aan het woord
Het zakelijk duel: een tweegevecht aan de vergadertafel
Geheimen delen aan de vergadertafel
Manipuleren aan de vergadertafel
De macht van de notulist
Wat bedoelt u eigenlijk?
Bekijk hier een overzicht van de artikelen van Frank van Marwijk
 Lichaamstaal bij baby's
Kan een baby praten? Ontdek dit en nog veel meer in het succesvolle boek Lichaamstaal bij baby's van Frank van Marwijk. In dit boek staat de communicatie tussen ouder en baby centraal. Het boek biedt boeiende informatie aan ouders met baby's en aan iedereen die beroepsmatig met baby's te maken heeft. Ook leuk als kraamcadeautje.
Meer informatie
Hoofdstukindeling
Online bestellen
Overzicht artikelen voor managers I
Homepage lichaamstaal
Informatie
Indien u belangstelling heeft voor een presentatie over lichaamstaal binnen uw bedrijf of
vereniging dan geven wij hierover graag meer informatie.
|
Boeken op onderwerp:
lichaamstaal
relativeren
communicatie
management
emotie
mensenkennis
coachen
zakelijk flirten
onderhandelen
|
Bestellen via Managementboek
Bodycom Lichaamscommunicatie